Öt-tíz-tizenöt évvel ezelőtt bármely csinos és fiatal nő elhelyezkedhetett titkárnőként, ha kedve úgy hozta. Egy kis szépség és üdeség elég volt ahhoz, hogy egy jó állást elnyerjen.
Mára már nem elég az ifjúság varázsa, bár még mindig alapvető fontosságú (és ha a modell-alkat nem is követelmény, az ápolt megjelenés igen).
Egy mai titkárnőnek lépést kell tartania a technológiai változásokkal. Feladatkörének gazdagodásával színesebbé vált megszokott munkája, és megnőtt a vállára nehezedő felelősség.
Szükséges először is a legfontosabb számítógépes programok ismerete (Excel, Word, PowerPoint, Outlook Express, és Microsoft Outlook) és a nyelvtudás, leggyakrabban az angol vagy a német, ritkábban a francia. Értenie kell egy kicsit az informatikához, hamar bele kell jönnie egy-egy cég saját(os) digitális adminisztrációjába, számítógépes nyilvántartásába, meg kell tanulnia a szkennelést, digitális adat- és hangrögzítést, ismernie kell az internetes keresőprogramokat. A modern, gépesített irodákban nélkülözhetetlen a kapcsolattartás olyan szakemberekkel, akik rendszergazdaként, fénymásoló gép szerelőként, telefon(központ) javítóként dolgoznak, és alkalomadtán ki lehet őket hívni. Jellemzően ez a feladat is a titkárnőkre hárul. Emellett azt is tudnia kell, hogy kit kell megbízni a vállalati rendezvények, vagy egy-egy üzleti ebéd megszervezésével. Így munkájának elengedhetetlen "kelléke" a jó kommunikációs, irányító- és szervezőkészség.
Végül általánosságban elmondható, hogy minél magasabb beosztású ember mellett dolgozik egy titkárnő vagy asszisztens, annál nagyobbak a szakmai követelmények.
Ma már nem csak a fiatalok kellenek
Az életkor a titkárnők esetében egyre kevésbé meghatározó. Míg néhány évvel ezelőtt szinte csak a 25-30 éves korosztályt célozták meg a hirdetések, ma már a tapasztaltabb asszonyok is keresettek, akár 40 éves kor körül is. Ez természetesen a munkakör jellegétől is függ: recepcióra inkább a pályakezdőket keresik, míg felsővezetők mellé gyakoribb az éltesebb korú hölgyek felvétele. Sokszor felsőfokú diplomát is elvárnak a titkárnőtől, habár a középfokú végzettség még mindig általános.
Titkár(nő) hierarchia
A titkársági munkában a nemzetközi cégek három szintről tesznek említést. Az első szinten általában a recepciós helyezkedik el, akinek feladata a bejövő telefonok fogadása, a vállalat vendégeinek bevezetése. Kisebb vállalatoknál ez a munkakör egybefonódik az általános asszisztensével, akinek az előbbiek mellett adminisztrációs foglalatosságai, szervezési tennivalói is vannak. A hagyományos értelemben vett titkárnő feladata inkább a szervezés, rendszerezés, munkájában sokszor a "főnök" jobb keze. A legmegbecsültebb titkárnő-pozíció a személyi asszisztensé, aki a mindennapos rutinfeladatokon túl egyre komolyabb részt vállal a menedzser munkájában. Döntenie kell a főnök ízlése szerint, néha helyette kell elvégeznie munkájának egy részét, vagy tartani a kapcsolatot a partnerekkel. Az ilyen állás elnyeréséhez felsőfokú végzettségre, legalább 4-5 éves tapasztalatra, társalgási szintű nyelvismeretre, sokszor kitűnő referenciákra van szükség. Annak ellenére, hogy munkája igen nagy megbecsülésnek örvend, a hagyományos feladatokat is el kell látnia: telefonok kezelése, adminisztráció, tárgyalási anyagok előkészítése, stb.
Mindemellett az asszisztensi munka általában igényli a csapatmunkában való részvétel készségét. A hagyományos felállás - mely szerint a titkárnő egyetlen főnöke rendelkezésében fejtette ki tevékenységét -, megszűnőben van, illetve inkább a személyi asszisztens munkakörének lett a jellemzője. A ma titkárnője jellemzően nem (pusztán) egy főnök keze alá dolgozik, hanem egy team vagy divízió munkáját segíti.
Titkárnő vagy titkár?
Egyre gyakrabban lehet titkárokat, férfi recepciósokat látni az irodákban. Ma már a tanfolyamokon sem csak fiatal lányokkal vagy korosabb asszonyokkal lehet találkozni, hanem egyre jellemzőbb a férfiak jelenléte. Sőt, néha többségben is vannak. Ebben a pozícióban is egyre inkább számít a kommunikációs készség, a sikerben számít a naprakész szakértelem, és háttérbe szorul nemi hovatartozás. A munkakör követelményei közt vannak olyanok - például a szervezés -, amelyekben a férfiak kifejezetten jobbak, mint a nők. Sőt, az összetett feladatoknak köszönhetően olyan gyakorlatra és tudásra tehetnek szert, amelyek akár középvezetővé való előlépésüket is segíthetik.
Differenciálódnak a keresetek
Egyelőre nagyobb a kereslet, mint a kínálat a jó titkárnők területén. Leginkább a felsőfokú menedzserasszisztensek a keresettek, ők a frissen végzettek kevesebb, mint felét teszik ki. A kezdő titkárnők, recepciósok bruttó fizetése 60-100 ezer forint körül mozog, de kivételes esetben akár 200 ezer körüli összeg is elképzelhető. Multinacionális cégeknél bruttó 120-140 ezer forintos fizetést kínálnak, míg a felsővezetők mellett dolgozó asszisztens ("executive secretary") fizetése elérheti a 300-400 ezer forintot is. Természetesen ehhez nem napi nyolc órás munkaidővel kell számolni: az estékről való rendszeres lemondás mellett gyakran kell a hétvégét is feláldozni céges ügyek intézéséért. A szakma felértékelődését mi sem jelzi jobban, hogy ma már fejvadász cégek is foglalkoznak titkárnő-közvetítéssel.
Titkárnőképzés
Magyarországon ez idő szerint három szinten folyik titkárnőképzés. Alapszinten azok végeznek, akik az általános iskola elvégzése után nem tanultak tovább középiskolában, hanem a titkárnőképzést választják. Az ilyen oktatási formák egy részét a munkaügyi központok támogatják, ezek a titkárnőképző tanfolyamok, másik részét az egy-két éves, középiskolákban szervezett képzések teszik ki. A titkárnőképző tanfolyamon résztvevők alapfokú (angol vagy német, esetleg mindkettő) nyelvtudásra tesznek szert, elsajátítják a számítógép kezelés fortélyait, megtanulnak gyorsan gépelni és szöveget szerkeszteni, megismerik a levelezés szabályait.
Középfokú szinten közgazdasági, pénzügyi szakközépiskolákban képeznek titkárnőket. Az itt végzett diákok valamilyen ügyintézők lehetnek (általában ún. "ügyintéző titkárnők"), tanulnak jogot, közgazdaságtant és titkársági alapismereteket.
A felsőfokú iskolák menedzser asszisztensi, igazgatói asszisztensi és titkárságvezetésre, ill. irodavezetésre is képes szakembereket bocsátanak ki. Az itt végzetteknek kötelező egy nyelv középfokú és egy másik nyelv minimum alapfokú ismerete, amire később ráépíthető az adott szakterület üzleti nyelvezete. Nagyobb cégeknél a titkárnő, illetve asszisztens feladata az éppen szükséges jogszabályi hivatkozások előkeresése, ajánlatok összerakása a főnökkel egyeztetett panelekből, az irodavezetés költségtervezetének elkészítése. Alapvető elvárás az információ menedzsment is. Egy jó titkárnő nem jöhet zavarba, ha megadott anyagokból látványos prezentációt kell összeállítania, mégpedig a lehető legdivatosabb megoldásokkal. A digitális fényképezőgép használatának ismerete ma már éppúgy elvárható tőle, mint a PowerPoint prezentációk hátterének a beállítása vagy számítógépes körlevél generálás. Alkalmazkodnia kell tehát a modern irodai környezethez, amire napjainkban a távközlés és informatika összeolvadása, a miniatürizálás, a kompakt eszközök, a nyomtatás, a fénymásolás, szkennelés, és az adatbevitel egyszerűsödése jellemző.
Drága mulatság?
Nem olcsó dolog szakképzettséget nyújtó tanfolyamra járni, habár az árak attól függően, hogy milyen szintű munkára teszik alkalmassá az oda látogatókat, igencsak szórnak. A legdrágább a menedzserasszisztensi szakképesítést nyújtó képzés ára: ezért elkérhetnek akár 300 ezer forintot is. Az ügyintéző titkárnői tanfolyamra kb. 250 ezer forintért lehet beiratkozni. Sokak számára a munkaügyi központok teremtik meg a tanulás és ezzel a munkába lépés lehetőségét: ezek a költségek akár 90 - 100 százalékát is átvállalják. Tendenciózusan csökken azonban az állam által adott támogatás mértéke. Ezt általában azzal magyarázzák, hogy a tanfolyamok elvégzéséhez valamilyen szintű nyelvvizsga letétele is szükséges, ami a tapasztalatok alapján a részt vevők csekély hányadának sikerül. Ezért a munkaügyi központok nem merik vállalni a kockázatot.
A drága tanfolyamokra nem túl fényes jövő vár, hiszen az ott megszerezhető összetett tudás a közoktatási rendszeren belül is megszerezhető. Ilyen képzés a közgazdasági szakközépiskolákban folyik (Budapesten 10 ilyen iskola van), rendszerint az ötödik és hatodik tanévet szokták ilyen tanulmányoknak szentelni (azaz érettségi után). Sójáné Dux Ágnes, a Magyar Titkárnők Országos Egyesületének (MTOE) elnöke szerint az ilyen intézményekben évente mintegy 1400-an tanulnak, míg a fizetőseket 600-an választják. Így mindösszesen körülbelül kétezer titkárnő végez évente.
Egyetemi titkárságvezető-képzés
A Szent István Egyetemen már beindult a titkárságvezető-képzés, a nappali és levelező tagozatra összesen 65 főt vettek fel. Két év alatt olyan ismereteket sajátítanak el a diákok, amelyekkel nagyvállalatok, hivatalok titkárságának önálló vezetésére, irányítására is képesek lesznek. Lehetőség ez a már titkárnőként dolgozóknak, de azoknak is, akik később valamilyen egyetemen vagy főiskolán szeretnének még tanulni, hiszen az itt eltöltött 2 év beleszámít az ottani képzésbe (akár egy-két év is megspórolható így a diplomaszerzés idejéből, természetesen csak némely felsőoktatási intézmény esetében).
